BPO financeiro: qual sistema escolher

Quem opera BPO financeiro conhece a cena: é dia 3, você precisa fechar o mês de uma carteira inteira, e metade dos clientes ainda não mandou o extrato.

Você cobra no WhatsApp. Um manda PDF. Outro manda print da tela. Um terceiro manda OFX de um banco e esquece dos outros dois. E tem aquele que some.

O trabalho que você vende é análise e controle. O trabalho que consome o seu dia é pedir arquivo.

O que é BPO financeiro, na prática

BPO financeiro é terceirizar a operação financeira de uma empresa: contas a pagar, contas a receber, conciliação bancária, fluxo de caixa e os relatórios que sustentam decisão.

É diferente de contabilidade. A contabilidade cuida da obrigação fiscal e societária; o BPO cuida da rotina do dinheiro, no dia a dia. Muitos escritórios fazem os dois, mas são serviços com entregáveis e ritmos diferentes.

O que o cliente compra, no fundo, é não precisar ter um financeiro interno e ainda assim saber onde o dinheiro está.

O gargalo real não é o lançamento

Quando um BPO pensa em crescer, a primeira ideia costuma ser ganhar velocidade no lançamento. Automatizar a classificação, melhorar o template, treinar o time.

Só que o lançamento começa depois que o dado chegou. E o tempo que separa o fim de um mês do começo do trabalho não é tempo de lançamento: é tempo de coleta.

Coleta manual tem três custos que ninguém lança na planilha de custo do serviço:

O tempo de pedir. Que não é uma vez. É pedir, lembrar, cobrar, confirmar que veio tudo, perceber que faltou uma conta.

O retrabalho de formato. PDF que precisa virar tabela, OFX que importa errado, print que alguém digita na mão. Cada formato tem o seu jeito de dar problema.

O custo de depender do cliente. O cliente que atrasa não atrasa só o próprio fechamento. Ele atrasa a agenda do seu time, que precisa reorganizar a semana por causa dele.

Uma conta ilustrativa, e aqui é conta mesmo, não medição: se cada cliente consome 20 minutos de coleta por mês, entre pedir, cobrar e tratar arquivo, uma carteira de 30 clientes gasta um dia útil inteiro antes de qualquer análise começar. Troque pelos seus números e veja onde dá.

O que um sistema de BPO precisa cobrir

Essa é a lista para levar junto quando for avaliar ferramenta.

A segunda linha é a que mais muda a sua operação e a que menos aparece em demonstração de software.

Como o Open Finance muda a conta

A diferença entre um BPO que ainda vive de arquivo e um que coleta por Open Finance não é de velocidade. É de estrutura.

Com arquivo, o custo de atender um cliente cresce junto com o número de clientes, porque cada um gera o mesmo ciclo de pedir e tratar. Dobrar a carteira significa dobrar esse ciclo.

Com Open Finance, o cliente autoriza uma vez e o extrato passa a chegar sozinho, atualizado, no mesmo formato para todas as instituições. O ciclo de coleta deixa de existir como tarefa recorrente.

Na prática, muda três coisas no negócio:

O fechamento deixa de depender do cliente. Você não espera ninguém mandar nada.

O dado é do dia, não do mês passado. Dá para vender acompanhamento, não só fechamento. E acompanhamento vale mais.

O time troca cobrança por análise. O que é melhor para o cliente e, convenhamos, bem melhor para quem trabalha.

O que olhar ao escolher o sistema

Quatro perguntas que separam demonstração bonita de ferramenta que aguenta sua operação.

De onde vem o extrato? Se a resposta envolve o cliente fazer upload, a coleta continua manual com outro nome.

Quantas instituições, de verdade? Pergunte pelos bancos pequenos e pelas contas PJ dos seus clientes, não pelos cinco maiores.

O que acontece quando uma conexão cai? Vai cair alguma hora. O que importa é se você fica sabendo antes do cliente.

O dado chega interpretado? Extrato com categoria e contraparte identificada é um trabalho a menos por lançamento, multiplicado por toda a carteira.

E a Pluggy nisso tudo?

A Pluggy é a camada de coleta, e normalmente ela chega até o BPO dentro do sistema que ele já usa.

São 220 instituições financeiras brasileiras numa API só, com atualização diária e o mesmo formato de resposta para todas. O extrato chega já enriquecido, com categoria e contraparte identificada por CPF ou CNPJ, que é o que transforma conciliação automática em algo confiável em vez de sugestão.

Se você opera um BPO, o caminho normalmente é perguntar ao seu fornecedor de software se ele já integra Open Finance. O recorte está em Open Finance para BPOs.

Se você é quem desenvolve o sistema que os BPOs usam, o recorte é softwares contábeis, e o lado técnico está em ERP e Open Finance.

Perguntas frequentes

BPO financeiro e contabilidade são a mesma coisa?

Não. Contabilidade cuida da obrigação fiscal e societária. BPO financeiro cuida da rotina do dinheiro: pagar, receber, conciliar e reportar.

Preciso de autorização do cliente para acessar o extrato dele?

Precisa, e ela é dada pelo próprio cliente, no ambiente do banco dele. É justamente isso que torna o acesso legítimo e audítavel.

Isso funciona para conta PJ?

Funciona. Conta PJ tem particularidades de autorização, principalmente quando a empresa exige assinatura conjunta.

E os bancos pequenos que meus clientes usam?

Essa é a pergunta certa a fazer para qualquer fornecedor. Cobertura se mede pelos bancos da sua carteira, não pelos maiores do país.

Preciso trocar de sistema para ter isso?

Não necessariamente. Boa parte dos sistemas de gestão já integra Open Finance. A primeira pergunta é para o seu fornecedor atual.

O cliente precisa autorizar de novo depois de um tempo?

Nem sempre. O padrão é consentimento sem prazo de validade, mas o cliente pode revogar quando quiser pelo app do banco dele, e alguns conectores trabalham com prazo definido. Quando o consentimento cai, os dados simplesmente param de chegar, então o que importa é o sistema te avisar em vez de você descobrir no fechamento.

Conclusão

BPO cresce quando o custo de atender o próximo cliente é menor que o do anterior. Enquanto a coleta for manual, essa conta não fecha: cada cliente novo traz junto o próprio ciclo de cobrança de arquivo.

Se você é do ramo e reconheceu a cena do começo do texto, vale perguntar ao seu fornecedor de software de onde vem o extrato hoje. A resposta diz bastante sobre até onde a sua carteira consegue crescer.